villeneuve-sncf-20131024-050
Nasze rozwiązanie

Archiwizacja: jak przechowywać dokumenty?

Przechowywanie archiwów jest kwestią strategiczną, niezależnie od tego, czy chodzi o zgodność z ograniczeniami prawnymi, czy o zachowanie i utrzymanie pamięci firmy. Dobra archiwizacja polega na metodycznym archiwizowaniu dokumentów, dzięki czemu są one łatwo dostępne, a jednocześnie bezpieczne w odpowiednich pomieszczeniach.

Chcesz spersonalizowany projekt?

Nasi specjaliści techniczno-handlowi są gotowi, aby Ci pomóc.

Jaki system regałów archiwalnych wybrać?

Asortyment zgodny z normami

Oferujemy szeroką gamę regałów archiwalnych zgodnych z normami.

Certyfikowana gwarancja pochodzenia

Nasza gama rozwiązań archiwizacyjnych Prospace+, Proclass i Proroll jest produkowana w naszych fabrykach.

Regały archiwalne PROSPACE

fabrykacja-provost

PRODUKCJA

Provost

eko

EKONOMICZNY

i modułowy

Solidne regały stacjonarne do przechowywania pudeł i skrzynek archiwalnych. Idealne do archiwów lub działalności przemysłowej.

  • Wersja blaszana lub rurowa
  • Do 250 kg na poziom
  • Wysokość do 5 metrów
  • Łatwy montaż
Mam projekt!

Regały biurowe PROCLASS i wiszące półki na akta

fabrykacja-provost

PRODUKCJA

Provost

kolory

ESTETYCZNY

Idealny do biura

Nasz asortyment doskonale nadaje się do przechowywania teczek zawieszkowych i segregatorów na regałach biurowych. Idealne do archiwów lub działalności w sektorze usług.

  • Estetyczne rozwiązanie
  • Do 80 kg na poziom
  • Szeroka gama akcesoriów
  • Gotowe do montażu
Mam projekt!

Przechowywanie archiwów na regałach jezdnych PROROLL

fabrykacja-provost

PRODUKCJA

Provost

oszczędność miejsca

OSZCZĘDNOŚĆ MIEJSCA

System mobilny

Nasza gama regałów przesuwnych umożliwia kompaktowe przechowywanie archiwów i ułatwia dostęp do nich.

  • 1,8 razy większa pojemność
  • Łatwa obsługa
  • Do 250 kg na poziom
Mam projekt!

Dlaczego warto przechowywać papierowe archiwa?

Archiwizacja to nie tylko przechowywanie dokumentów. Chodzi o ich klasyfikację, tak aby każdy dokument mógł być przechowywany i szybko dostępny w przypadku :

  • Regularnych lub okazjonalnych konsultacji
  • Weryfikacji przez władze;
  • Postępowania sądowego.

Posiadanie wewnętrznego lub zewnętrznego archiwum ma zatem kluczowe znaczenie dla firmy.

Jakie są rodzaje archiwów?

Zasadniczo istnieją 3 rodzaje archiwów papierowych:

  • Aktualne archiwa: są to dokumenty, do których często się zagląda, więc muszą być łatwo dostępne.
  • Archiwa półżywe: są to dokumenty, do których zagląda się rzadziej, ale przechowuje się je w celach referencyjnych lub jako dowody, np. faktury. Muszą one pozostać dostępne w razie potrzeby.
  • Archiwa historyczne: są to dokumenty, które nie są już używane, ale są przechowywane ze względu na ich wewnętrzną wartość i pamięć o firmie.

Jakie są prawne okresy przechowywania dokumentów?

Prawne okresy przechowywania dla każdego rodzaju dokumentu są następujące:

  • Dokumenty handlowe: od 2 do 5 lat
  • Dokumenty księgowe: 10 lat od końca roku obrotowego,
  • Dokumenty podatkowe: 6 lat

Oto kilka zasad, których należy przestrzegać, jeśli chcesz przechowywać swoje archiwa przez długi czas:

  • Upewnij się, że miejsce przechowywania spełnia normy bezpieczeństwa przeciwpożarowego;
  • Utrzymywać temperaturę przechowywania na poziomie 18°C;
  • Upewnij się, że pomieszczenie jest odpowiednio wentylowane;
  • Aby uniknąć ryzyka zalania, zaleca się, aby przez pomieszczenie nie przebiegały żadne rury.
  • Przechowywać dokumenty z dala od światła i wilgoci;
  • Stosować odpowiedni sprzęt do przechowywania: szafy, pojemniki, regały dostosowane do charakteru przechowywanych dokumentów (akta, teczki, kartony itp.) i utrzymywać je w dobrym stanie;
  • Preferowanie regałów metalowych i unikanie drewnianych;
  • Należy pozostawić przestrzeń co najmniej 25 cm między sufitem a górną częścią regału (lub górną częścią przechowywanych przedmiotów), aby umożliwić dobrą cyrkulację powietrza;

Jak zorganizować przestrzeń do archiwizacji

Aby zorganizować zarządzanie archiwum w najlepszy możliwy sposób, należy rozpocząć od przeprowadzenia audytu oceny z pracownikami, którzy korzystają z dokumentów. Audyt ten umożliwi sporządzenie listy potrzeb i opracowanie planu archiwizacji dostosowanego do indywidualnych potrzeb. W szczególności konieczna będzie ocena częstotliwości korzystania z różnych dokumentów oraz zniszczenie archiwów, które nie są już potrzebne.

Istnieją 4 kluczowe etapy organizacji archiwów:

  1. Lista i kwalifikacja dokumentów;
  2. Klasyfikacja dokumentów;
  3. Przechowywanie dokumentów i ułatwianie dostępu do nich;
  4. Niszczenie niepotrzebnych dokumentów i długoterminowa archiwizacja dokumentów reprezentujących pamięć firmy.
Loading...