Archiwizacja: jak przechowywać dokumenty?

Dlaczego warto przechowywać papierowe archiwa?

Archiwizacja to nie tylko przechowywanie dokumentów. Chodzi o ich klasyfikację, tak aby każdy dokument mógł być przechowywany i szybko dostępny w przypadku :

• Regularnych lub okazjonalnych konsultacji
• Weryfikacji przez władze;
• Postępowania sądowego.

Posiadanie wewnętrznego lub zewnętrznego archiwum ma zatem kluczowe znaczenie dla firmy.

Jakie są rodzaje archiwów?

Zasadniczo istnieją 3 rodzaje archiwów papierowych:

• Aktualne archiwa: są to dokumenty, do których często się zagląda, więc muszą być łatwo dostępne.
• Archiwa półżywe: są to dokumenty, do których zagląda się rzadziej, ale przechowuje się je w celach referencyjnych lub jako dowody, np. faktury. Muszą one pozostać dostępne w razie potrzeby.
• Archiwa historyczne: są to dokumenty, które nie są już używane, ale są przechowywane ze względu na ich wewnętrzną wartość i pamięć o firmie.

Jakie są prawne okresy przechowywania dokumentów?

Prawne okresy przechowywania dla każdego rodzaju dokumentu są następujące:

• Dokumenty handlowe: od 2 do 5 lat
• Dokumenty księgowe: 10 lat od końca roku obrotowego,
• Dokumenty podatkowe: 6 lat

Oto kilka zasad, których należy przestrzegać, jeśli chcesz przechowywać swoje archiwa przez długi czas:

• Upewnij się, że miejsce przechowywania spełnia normy bezpieczeństwa przeciwpożarowego;
• Utrzymywać temperaturę przechowywania na poziomie 18°C;
• Upewnij się, że pomieszczenie jest odpowiednio wentylowane;
• Aby uniknąć ryzyka zalania, zaleca się, aby przez pomieszczenie nie przebiegały żadne rury.
• Przechowywać dokumenty z dala od światła i wilgoci;
• Stosować odpowiedni sprzęt do przechowywania: szafy, pojemniki, regały dostosowane do charakteru przechowywanych dokumentów (akta, teczki, kartony itp.) i utrzymywać je w dobrym stanie;
• Preferowanie regałów metalowych i unikanie drewnianych;
• Należy pozostawić przestrzeń co najmniej 25 cm między sufitem a górną częścią regału (lub górną częścią przechowywanych przedmiotów), aby umożliwić dobrą cyrkulację powietrza;

Jak zorganizować przestrzeń do archiwizacji

Aby zorganizować zarządzanie archiwum w najlepszy możliwy sposób, należy rozpocząć od przeprowadzenia audytu oceny z pracownikami, którzy korzystają z dokumentów. Audyt ten umożliwi sporządzenie listy potrzeb i opracowanie planu archiwizacji dostosowanego do indywidualnych potrzeb. W szczególności konieczna będzie ocena częstotliwości korzystania z różnych dokumentów oraz zniszczenie archiwów, które nie są już potrzebne.

Istnieją 4 kluczowe etapy organizacji archiwów:

1. Lista i kwalifikacja dokumentów;
2. Klasyfikacja dokumentów;
3. Przechowywanie dokumentów i ułatwianie dostępu do nich;
4. Niszczenie niepotrzebnych dokumentów i długoterminowa archiwizacja dokumentów reprezentujących pamięć firmy.